En el diario vivir de las empresas se busca constantemente múltiples formas de optimizar recursos, reducir costos y concentrarse en sus competencias esenciales. Una de las estrategias que ha cobrado mayor relevancia en las últimas décadas es el “outsourcing”, o subcontratación, una práctica que ha transformado la forma en que operan tanto grandes corporaciones como pequeñas y medianas empresas (PyMES).

La palabra proviene del inglés que significa “out” (fuera) y “source” (fuente): que literalmente significa "obtener recursos o servicios desde fuentes externas”. Este concepto surge como una respuesta a las necesidades de las empresas de mejorar su eficiencia operativa y reducir costos en un entorno cada vez más competitivo y globalizado.

Consiste en delegar a terceros la realización de tareas, funciones o procesos que no forman parte del núcleo principal del negocio en otras palabras “zapatero a tu zapato”, ya que no todas las empresas pueden desarrollar internamente todas las funciones necesarias para operar eficientemente; con el outsourcing, acceden a expertos que ya cuentan con experiencia, tecnologías especializadas y mejores prácticas, sin tener que invertir en construir esas capacidades. Esto puede incluir diversas áreas dentro de las organizaciones que habitualmente adquieren estos servicios principalmente en procesos complejo como los de tecnología y mantenimiento de esta así como atención al cliente, recursos humanos, mercadeo y publicidad, producción y manufactura, contabilidad y finanzas, así como mantenimiento y limpieza.

En ese orden de ideas, delegar ciertas funciones a proveedores especializados reduce riesgos operativos, legales o tecnológicos, ya que estos proveedores asumen la responsabilidad de su área. Por otro lado, se evidencia una disminución de costos principalmente los indirectos se reflejan en: ahorro en los gastos fijos, reducción de costos laborales, menos costos de formación y administración; igualmente se presentan disminución en costos de coordinación y control, riesgos de dependencia, minimización de errores e imprevistos.

En cuanto a los costos operativos, el ahorro se produce al evitar gastos relacionados con contrataciones, capacitación de personal, salarios y prestaciones sociales. Además, se decrecimiento en las inversiones de infraestructura y tecnología para áreas no esenciales del negocio. Otro beneficio clave es la flexibilidad operativa; ya que permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios del mercado, aumentando o reduciendo recursos según la demanda. Esto es especialmente valioso en sectores altamente volátiles. Es por estas razones, que al delegar en manos de especialistas algunas funciones, las organizaciones acceden a mejores niveles de calidad y experiencia, sin tener que desarrollarlos internamente.

De lo previamente expuesto podemos colegir que el outsourcing es siempre conveniente,  sin embargo, podríamos decir que no necesariamente, esta opción es útil siempre y cuando el servicio no sea estratégico o perteneciente a la funcionalidad operativa de la empresa, cuando un proveedor es confiable y ofrece una buena relación de costo-beneficio, así como cuando el ahorro y los beneficios superan los costos adicionales; por lo que siempre debemos tomar en cuenta que si no se planifica bien o si se terceriza mal puede afectar la calidad o aumentar los costos.

En este mismo sentido como es igual en todas las situaciones, el outsourcing no está exento de desafíos. Uno de los principales riesgos es la pérdida de control sobre los procesos externalizados. Cuando una tarea crítica se realiza fuera de la empresa, es vital establecer mecanismos de supervisión y control de calidad. También existen preocupaciones relacionadas con la seguridad de la información. Compartir datos sensibles con proveedores externos puede implicar riesgos si no se manejan adecuadamente las políticas de privacidad y protección de datos.

Otro desafío que deben considerar las empresas es el impacto en los colaboradores ya que, en algunos casos, la tercerización se utiliza como estrategia para reducir plantillas o sustituir empleos estables por contrataciones más flexibles y precarias, lo cual ha generado tensiones laborales.

Con la evolución tecnológica, el outsourcing también está experimentando cambios. El auge de la inteligencia artificial, la automatización de procesos y el trabajo remoto están modificando los modelos tradicionales de subcontratación. Se prevé un crecimiento del outsourcing basado en plataformas digitales, donde personas que trabaja de forma independiente, ofreciendo sus servicios profesionales a diversos clientes sin tener un contrato de empleo permanente con una empresa (freelancers) y proveedores ofrezcan servicios altamente especializados desde cualquier parte del mundo.

Además, las empresas buscan cada vez más asociaciones estratégicas con proveedores, en lugar de relaciones puramente transaccionales. Esto da lugar a la contratación conjunta o “co-sourcing” una colaboración más estrecha entre la empresa contratante y el proveedor externo, enfocada en alcanzar objetivos comunes.

A pesar de que surgió en la década de los ´80 no fue hasta hace algunos años atrás que la pandemia de COVID-19, logró que la población confiara en los procesos de subcontratación ya no desde el punto de vista empresarial; sino que desde la perspectiva directa con el cliente el apoyo que brinda, en procesos de compras, mensajerías, así como servicios de transporte. Podemos decir que es gracias a la pandemia que la tercerización fue comprendida y acepta y a la vez ha permitido que surjan nuevas opciones que han llenado el mercado brindado nuevas opciones laborales.

La clave del éxito en el outsourcing no está solo en reducir costos, sino en generar valor. Y eso requiere seleccionar a los socios adecuados, establecer relaciones de confianza y mantener siempre la mirada puesta en la calidad y la ética empresarial.

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La autora es docente en el CRUPE.