Digitalización Documental: Herramienta clave para la Responsabilidad Social Ambiental
Cada vez es más evidente la importancia de preservar el ambiente y las organizaciones están implementando acciones sustentables que no solo favorecen al planeta, sino que robustecen su reputación pública y eficacia en sus operaciones; actividad indispensable en los nuevos requerimientos de proveedores, intermediarios y clientes finales que ven en las prácticas sostenibles su aprobación.
Sin embargo, la constante necesidad generada por no dejar al olvido datos e información de interés que debe conservarse de forma segura; ha sido preocupación del hombre a través de la historia donde se evidencia como progresivamente ha evolucionado la accesibilidad, precisión y la necesidad de conservar la información documental.
Una de las estrategias más efectivas y, a menudo subestimadas, es la digitalización documental. Este proceso, implica convertir documentos fÃsicos en archivos digitales, esta práctica impacta directamente en la responsabilidad social ambiental tanto en empresas como en instituciones públicas; ya que, se denota el compromiso voluntario por parte de la organización en contribuir con la sostenibilidad del ambiente.
En este contexto de ideas, podemos mencionar que una de las ventajas más notorias de la digitalización de documentos es la disminución significativa del consumo de papel, desde tiempos remotos el papel ha sido el principal medio de información: contratos, facturas, informes, formularios, comunicación interna y externa. El uso constante de papel en las oficinas tiene como resultado la deforestación, el empleo excesivo de agua y energÃa, asà como la producción de desechos sólidos.
Al digitalizar documentos, las organizaciones eliminan en gran medida la demanda de papel, lo cual contribuye directamente a la conservación de recursos naturales; su objetivo, es reducir el uso de recursos naturales, minimizando su huella de carbono, aumentando la efectividad y fomentando una cultura de sostenibilidad.
Menos papel significa menos árboles talados, menos emisiones de carbono en su producción al igual que en el transporte, lo que es igual a menos residuos contaminantes. Además, al disminuir el uso de impresoras, se reducen también los cartuchos de tinta o tóner, muchos de los cuales contienen materiales tóxicos difÃciles de reciclar.
Es evidente que la digitalización conlleva la utilización de energÃa para almacenar y administrar documentos en la nube o en servidores locales y que en definitiva implican un consumo total de energÃa que es notablemente inferior si lo comparamos con el ciclo de vida completo del papel. Es por ello que numerosas compañÃas están trasladando sus infraestructuras a centros de datos sustentables, alimentados por energÃas renovables, lo que reduce aún más el impacto ecológico del almacenamiento digital.
Al disminuir la demanda de traslado fÃsico de documentos entre ubicaciones, o incluso entre paÃses, se reduce la utilización de servicios logÃsticos que liberan gases de efecto invernadero. Esta desmaterialización de procedimientos es particularmente significativa en áreas como la banca, el ámbito jurÃdico, la educación y la gestión pública.
Si bien es cierto, la digitalización fomenta transformaciones culturales creando comportamientos más conscientes y sostenibles. Esta evolución tecnológica generalmente se acompaña de polÃticas internas de sostenibilidad, capacitación del personal, campañas de sensibilización ecológica y por supuesto su debida divulgación.
Por lo tanto, la digitalización posibilita un seguimiento eficaz de los procesos, simplificando la auditorÃa y el cumplimiento de regulaciones entre ellas las ambientales. Las entidades que implementan estas tecnologÃas muestran un compromiso con la transparencia y el perfeccionamiento constante; los documentos en formato digital de acuerdo a su naturaleza facilitan: compartirlos, organizarlos asà como trabajar colaborativamente en ellos; dependiendo del sistema que se utilice el documento puede versionarse, rastrearse y ser firmado de forma tal que permiten ser intercambiados en tiempo real,  y consultado desde cualquier sitio y modificarse adicional a esto son accesibles e inclusivos.
Desde el punto de vista de la responsabilidad social, este proceso es esencial ya que trata de salvaguardar el ambiente y a la vez construir entidades más equitativas, transparentes y enfocadas en el ambiente y los individuos lo que redunda en un factor de credibilidad, facilitando el paso a procesos de certificación ya sea de tipo estandarizados o como formato de procesos internos.
En el mercado, existen diversas aplicaciones para la gestión documental como plataformas en la nube con altas capacidades de almacenamiento y seguridad; gracias a su versatilidad, permite acceder desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo que cuenta con conexión a internet; con esto se elimina la infraestructura fÃsica de servidores, asà como las aplicaciones de softwares de las computadoras personales; adicional los gobiernos trabajan promoviendo la digitalización para cumplir con requisitos de transparencia a nivel internacional; es por ello que la digitalización documental es mucho más que un producto tecnológico; es un proceso que genera confianza, seguridad, ahorro, velocidad, eficiencia y precisión asà como un compromiso de transparencia, con compromiso de sostenibilidad y social.
Adoptar la digitalización como parte de la cultura empresarial, se ha convertido en un requisito en un entorno donde las empresas están bajo el escrutinio de proveedores, intermediarios y consumidores de una sociedad cada vez más exigente sobre la procedencia de sus productos, sus procesos de producción, sus servicios y sostenibilidad de su gestión.
Las empresas que comprendan que la gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas dirigidas a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe, desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar su utilización y conservación, implementando polÃticas de responsabilidad social ambiental están enfrentando retos futuros de su entorno cercano asà como su contribución en la conservación del ambiente participando activamente en la transformación de un mundo más equitativo y equilibrado.
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 La autora es docente de FAECO en el CRUPE
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