Con el propósito de dar a conocer y valorar la importancia de la legislación archivistica en la República de Panamá, se hace necesario mencionar que la misma como el “conjunto de normas que oficializan la: gestión, conservación, acceder, protección, clasificación, organización, investigación, difusión de la información y los procesos documentales en una entidad archivística”, son importantes herramientas de trabajo en los archivos de las organizaciones públicas y privadas porque se aplican a: los documentos, la gestión documental, la fiscalización, los aspectos preventivos y de conservación, al personal, la accesibilidad de los fondos, la investigación y a la difusión.

Según Delgado López Y. (2021) Existe un clara concepción, en el ordenamiento práctico, de la importancia de que los paises tengan una legislación archivística que respalde los procedimientos de sus respectivos Archivos en su gestión y en la media en que estos procederes sean más precisos y encausen los problemas de una forma más real y oportuna, será más dinámico el Sistema de Gestión Documental y Administración de Archivos implementado.

Por otro lado, Pérez Nieto y Castro Leonel, Ledesma Mondragón Abel, Introducción al estudio de Derecho, segunda edición, editorial Harla, p.9. citado en la pagina Web del Poder Judicial del Estado de Guanajuto https://www.poderjudicial-gto.gob.mx/pdfs/ifsp_conceptosjuridicosfundamentales-1.pdf dicen “El Derecho es el conjunto de normas que imponen deberes y normas que confieren facultades, que establecen las bases de convivencia social y cuyo fin es dotar a todos los miembros de la sociedad de los mínimos de seguridad, certeza, igualdad, libertad y justicia”.

En ese sentido, el Derecho como una de las ciencias auxiliares de la Archivística, juega un papel indiscutibe para fomentar una cultura archivística reguladora que permita la adecuada gestión, preservación, tratamiento y posterior servicio del fondo documental que se genera en las organizaciones públicas y empresas privadas, debido a que los archivos y los documentos son sujetos del Deecho por las relaciones que se establen entre sociedad-archivos-documentos-ciudadanos que son objetos de una regulación juridica y el profesional archivólogo debe conocer, con mayor o menor profundidad, determinados campos del derecho como lo son:

• La legislación básica del Estado que rige el funcionamiento de la sociedad, como lo es nuestra Constitución Politica de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978 y por los Actos Constitucionales de 1983, que en su Titulo III Derechos y Deberes Individuales y Sociales, Capituo 4, Cultura Nacional en sus articulos 81 y 85 definen que es para el Estado Panameño el Patrimonio Histórico y la responsabilidad que tentdra sobre ellos y en el Título IX La Hacienda Pública, en lo referente al Capitulo 1° Bienes y Derecho del Estado en su artículo 257 Numeral 7, señala lo que pertenecen al Estado.
• La legislación rectora del sector al que se adscriba la entidad a cuyo servicio se encuentra el archivo, como lo es la Ley N° 13 de 23 de enero de 1957. Ley Orgánica de los Archivos Nacionales de la República de Panamá que fija las normas para formar, organizar, clasificar, guardar, manejar, evaluar y disponer, así como facilitar el acceso y consulta de documentos existentes en las oficinas de la Reública, y velar por la conservación adecuada de los fondos documentales del país en cuanto éstos constituyen parte valiosa del acervo cultural panameño.

Las leyes y decretos que definen, regula los documentos electrónicos, las firmas electrónicas, la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos, que otorgan al Registro Público de Panamá atríbuciones de autoridad registradora y certificadora raiz de firma electrónica para la República de Panamá, y la que regula el uso de medios electrónicos para los trámites gubernamentales, el manejo y validez legal de los documentos digitalizados y documentos firmados con firma electrónica, así como los reglamentos y manuales de procedimientos de legislación eseciales del propio servicio.

• La legislación de ambito profesional archivístico contenidas en la Ley N° 39 de 2 de diciembre de 2014 que reconoce la profesión de archivólogos, el Decreto Ejecutivo N°106 de 22 de marzo de 2017. Que adopta el Reglamento Interno de la Junta Técnica de Archivólogos de la República de Panamá, y el

Decreto Ejecutivo N°107 de 22 de marzo de 2017. Que adopta el Código de Ética Profesional de Archivólogos de la República de Panamá.

• La legislación sobre el procedimiento administrativo: Ley del regimen juridico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo, Común, y los decretos de su desarrollo, establecidas por la Contraloría General de la República de Panamá (2005): Normas de Control Interno General (p. 35-36) Punto: 3.3.4.6 Documentación Sustentadora, señala que las entidades públicas debe aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.

Comentarios:

• Una entidad pública debe disponer de evidencia documental de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.
• La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.

• Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de una archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el periodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.

• Algunos criterios para velar que la documentación sustentadora esté completa son los siguientes:

• La documentación sustentadora es completa cuando cuente con los elementos necesarios para respaldar las transacciones.

• Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejar la naturaleza de las operaciones y correspondientes montos.

• Los documentos originales que respalden transacciones deben cumplir con las disposiciones fiscales vigentes y estar registrados y archivados en forma ordenada e identificables, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

• La documentación sustentadora de transacciones financieras, orperaciones administrativas o decisiones institucionales debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.

Vázquez Murillo M. (2004 p 121-122) dice en Relación de la Administración de Documento y Archivos o Archivología con otras ciencias como el Derecho que los documentos dispositivos y testimoniales, para ser tales, deben ser creados y representar actos y hechos jurídicamente validos.  Por lo tanto, la Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología necesita conocer el marco legal donde se producen y tiene vigencia los documentos que ha de custodiar.

Para concluir, la legislación archivística en la República de Panamá, es un importante instrumento de gestión para los que tienen la tarea de preservar el Patrimonio Documental de los pueblos y de los que se producen en las diferentes organizaciones del sector público y privado, mediante regulaciones y alcances con sus aciertos y desaciertos, que regulan de manera natual la vida de los documentos, la actividad de sus archivos y la del personal involucrado con la profesión de archivólogo es por ello que, las normas a traves de las Leyes de la República de Panamá, estan ampliamente difundidas en documentos oficiales, en donde se desarrolla todo lo relativo a los archivos y los contenidos de las informaciones que le son de su incumbencia.

Es un hecho reconocido que el archivo cumple la función de legitimar, cierta manera de hacer historia y otorgar autoridad y credibilidad a determinadas fuentes, lecturas y narrativas. Porque los documentos que los comforman en sus diferentes soportes son imprescindibles para toma de decisiones, debido a que la información contenida en ellos  sirve de testimonio para los trámites que puedan requerir la institución o empresa, y al conocer la importancia de la legislación archivistica en la Republica de Panamá podremos conducirnos y desembolvernos siempre apegados al derecho de las Ciencias de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología.

La autora es Magíster yDocente del Departamento de Archivologia de la Facultad de Humanidades, Departamento de Archivología de la Universidad de Panamá, especialista en Archivística, Presidenta de la Junta Técnica de Archivólogos y Jefa de la Sección de Archivos de Sistema de Imágenes de la Dirección de Finanzas